Messevideo erstellen lassen: Arten, Kosten, Ablauf und was die Messe erlaubt

Drei Arten von Messevideo

Unter „Messevideo“ verkaufen Anbieter verschiedene Filme. Von den elf Seiten unserer Auswertung nennen sechs ein Video für den Stand, sechs einen Film über den Messeauftritt und zwei ein Video vor der Messe; eine Seite lässt offen, was gemeint ist. Benenne in deiner Anfrage die Art, denn Länge, Ton, Format und Termin hängen davon ab.

Ein Dreh kann mehrere Arten abdecken, wenn die Produktion das einplant. Ein Anbieter schreibt, man denke „beim Dreh schon an eventuelle Nachnutzungen. So fällt neben dem eigentlichen Messevideo genügend Material für Teaser in Social Media oder auch Nachberichte direkt von der Messe an.“ (VisualMotion)

Ein Eventfilm zeigt dagegen eine Veranstaltung, die du selbst ausrichtest, etwa eine Konferenz, eine Produktvorstellung oder eine Firmenfeier (unsere Einordnung). Was Event- und Messefilme kosten, steht nebeneinander unter Preise nach Filmart. Zeigst du auf der Messe deinen Imagefilm, brauchst du kein eigenes Messevideo, aber eine passende Fassung; dazu der Abschnitt Ein Film, viele Fassungen.

Das Video für den Stand: ohne Ton, im Loop, lesbar aus dem Gang

Am Stand konkurriert dein Video mit Lärm, Licht und Gesprächen. Zwei Anbieter schreiben ausdrücklich, dass es ohne Ton funktionieren soll: „Die Botschaft soll kurz, klar und ohne Ton vermittelt werden.“ (VisualMotion) und „Botschaften auch ohne Ton transportieren“ (nextlevelmedia). Derselbe Anbieter nennt die „Dauerschleife auf verschiedenen Screens“. Ob Texte aus einigen Metern Entfernung lesbar sind und wie groß die Schrift dafür sein muss, steht auf keiner der elf Seiten; Artus Film spricht nur von einem Film, der „schon von weitem wirkt“ (Artus Film).

Soll das Video doch Ton haben, gelten die Regeln der Messe. Die Messe Frankfurt begrenzt die Lautstärke laut ihrem Factsheet von 2020 auf 70 dB(A) an der Standgrenze und erlaubt Präsentationen und Musik, „sofern sie Ihre Standnachbarn nicht belästigen und die messeeigene Ausrufanlage in den Hallen nicht übertönen“. Für Präsentationen vor Zuschauern, besonders mit Mikrofon oder Übertragungstechnik, verlangt sie einen Zuschauerbereich von mindestens 2 m Standfläche zum Gang innerhalb des eigenen Standes (Messe Frankfurt, Factsheet Präsentationen, Stand 05.03.2020). Was deine Messe vorgibt, steht in deren Unterlagen für Aussteller.

Was ein Video an einem Produkt zeigen kann, steht im Beitrag Produktvideo erstellen lassen, welche Rechte dabei gelten, im selben Beitrag unter Rechte; animierte Erklärungen, etwa für Software, im Beitrag Was kostet ein Erklärvideo? Warum Untertitel auch für die Barrierefreiheit zählen, erklärt der Abschnitt Untertitel und Barrierefreiheit.

Das Video über den Messeauftritt: auf der Messe drehen, schnell liefern

Für einen Film über den Messeauftritt kommt das Team an einem oder mehreren Messetagen an den Stand. Am genauesten beschreibt Pixer aus Essen den Ablauf: einen Recap-Film mit „60–90 Sekunden pro Messetag“, Interviews mit Funkmikrofon und Hochformat-Clips, die eigens hochkant gedreht werden: „Vertikal heißt bei uns vertikal gedreht, nicht nachträglich beschnitten.“ Den Ton nennt der Anbieter den häufigsten Fehler: „Eine Messehalle hat Dauerpegel — Kameramikrofone liefern dort unbrauchbares Material.“ (Pixer)

Als einziger der elf Anbieter stellt Pixer für bestimmte Pakete eine erste Fassung noch am Messetag in Aussicht: „Für unsere Event-Pakete liefern wir die erste geschnittene Fassung noch am selben Tag — abhängig von Ablauf und gebuchtem Umfang.“ Fertige Fotos und Videos sollen in jedem Paket „innerhalb von 24 Stunden nach Veranstaltungsende“ kommen (Pixer). Wofür der fertige Film danach dient, zählt ein anderer Anbieter auf, darunter „Follow-up-E-Mails an Messekontakte – mit Video statt nacktem Text“ (WSW-Media).

Ziel, Zielgruppe und Freigaben fasst du am besten in einem Briefing zusammen; eine Vorlage steht unter Das Briefing: Vorlage zum Ausfüllen. Willst du aus dem Material später weitere Clips schneiden lassen, kläre vorher, ob du Rohmaterial bekommst (Rohmaterial und Projektdateien).

Was die Messe beim Filmen erlaubt

Auf dem Messegelände gelten die Hausordnung und die Bedingungen der Messegesellschaft. Wir haben die Hausordnungen von zwei Messegesellschaften gelesen. Beide schränken das Filmen deutlich ein:

Beide Hausordnungen stammen von 2020 und gelten für das jeweilige Messegelände; eine Frist für den Antrag nennen sie nicht. Die Regeln anderer Messen haben wir nicht ausgewertet, sie können abweichen. Lies vor der Buchung Hausordnung, Technische Richtlinien und Merkblätter deiner Messe und frag dort nach, wenn etwas offen bleibt. Halte im Angebot fest, wer die Genehmigung beantragt und wer Ausweise und Gebühren bezahlt. Keine der elf Anbieterseiten spricht das an.

Besucher, Kunden und Team im Bild

Wer im Messevideo erkennbar ist, hat Rechte am eigenen Bild. Grundsätzlich muss die Person einwilligen, bevor ihr Bildnis verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt wird (§ 22 KUG). Ausnahmen nennt § 23 KUG, unter anderem für Bilder, auf denen Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen, und für Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die Personen teilgenommen haben. Sie gelten nicht, wenn dadurch ein berechtigtes Interesse der abgebildeten Person verletzt wird (§ 23 Abs. 2 KUG).

Daneben gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Filmst du erkennbare Personen, brauchst du eine Rechtsgrundlage: eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit widerrufen werden kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), oder berechtigte Interessen, sofern die Interessen der gefilmten Person nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Informieren musst du „zum Zeitpunkt der Erhebung“ (Art. 13 Abs. 1 DSGVO). Stützt du dich auf berechtigte Interessen, kann die gefilmte Person aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO; alles im Text der DSGVO).

Wie KUG und DSGVO zusammenspielen, ist nicht abschließend geklärt. Die Datenschutzaufsicht in Baden-Württemberg schreibt, die Diskussion kreise um die Frage, „ob das KUG, speziell dessen § 23, unter der DS-GVO weiterhin Bestand hat“; praktisch wirke sich der Streit wenig aus, weil die Wertungen des KUG in die Abwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einflössen. Im Zusammenhang mit größeren Veranstaltungen auf Einladung schreibt sie: „Ebenso wenig muss die betroffene Person mit einer werblichen Verwendung der Fotos rechnen.“ Bei öffentlich beworbenen Veranstaltungen, zu denen Messen gehören dürften, könne das anders zu bewerten sein; wie, lässt sie offen. Für Menschenmengen nennt sie als Weg, die Angaben nach Art. 14 DSGVO zu machen, einen Aushang, etwa an den Eingängen einer Sportstätte (LfDI Baden-Württemberg, FAQ Fotografieren und Datenschutz). Ein Messevideo für Website und Vertrieb ist nach unserer Einschätzung Werbung; verlass dich deshalb bei erkennbaren Besuchern nicht auf eine Ausnahme.

Musik am Stand: GEMA und Lautstärke

Bei Musik gibt es zwei verschiedene Fragen. Die erste betrifft die Herstellung: Wer Musik mit einem Werbefilm verbindet, braucht dafür die Rechte der Rechteinhaber oder eine passende Lizenz; mehr dazu im Abschnitt Nutzungsrechte und Musik. Die zweite betrifft die Vorführung: Läuft das Video mit Musik am Stand, wird die Musik öffentlich wiedergegeben. Zu den Rechten der öffentlichen Wiedergabe gehört das Recht der Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger (§ 15 Abs. 2 Nr. 4 UrhG, § 21 UrhG). Öffentlich ist eine Wiedergabe, „wenn sie für eine Mehrzahl von Mitgliedern der Öffentlichkeit bestimmt ist“ (§ 15 Abs. 3 UrhG). Messebesucher gehören nach unserer Einordnung dazu.

Eine Lizenz der GEMA brauchst du für Werke aus ihrem Repertoire. Für Messen hat die GEMA eine eigene Seite. Sie nennt drei Tagestickets, darunter „Audio + Video“ für Musik am Stand und Videowiedergabe; der Preis hängt von der Fläche ab. Die Tickets bekommst du über den Außendienst der GEMA. Wer stattdessen selbst im Onlineportal anmeldet, kann diese Pakete dort nicht buchen und soll mehrere Nutzungen, etwa Hintergrundmusik und ein Video mit Musik, getrennt anmelden. Zur maßgeblichen Fläche zählt nicht nur der Stand, sondern der ganze Bereich, in dem die Musik zu hören ist, auch Gänge, in denen sich regelmäßig Menschen aufhalten (GEMA, Seite zu Messen, überwiegend englischer Text, unsere Übersetzung). Der Tarif WR-MES für Werke des GEMA-Repertoires „zur Unterhaltung ohne Veranstaltungscharakter“ auf Messen und Ausstellungen gilt in der Fassung ab 01.01.2026 für Stände bis 1.000 m², wenn der Aussteller die Musik im eigenen Namen und auf eigene Rechnung nutzt (GEMA, Tarif WR-MES). Beträge nennt die GEMA auf diesen Seiten nicht, sondern in ihrem Preisrechner. Auch die Messe Frankfurt weist darauf hin, dass für musikalische Wiedergaben die Erlaubnis der GEMA einzuholen ist (Factsheet Präsentationen).

Zwei Folgerungen (unsere Einschätzung): Ein stummer Loop braucht für den Stand keine Anmeldung von Musik und ist damit auch hier die einfachere Fassung. Wird Musik als „GEMA-frei“ verkauft, lass dir die Lizenz zeigen und prüf, ob sie die Vorführung auf einer Messe abdeckt. Auf der Messeseite der GEMA steht zwar die Frage nach GEMA-freier Musik, eine Antwort fanden wir dort bei unserem Abruf nicht.

Was ein Messevideo kostet

Von den elf Anbieterseiten nennt nur eine Preise. Pixer aus Essen verkauft Foto und Video im Paket, je Messetag und zuzüglich Mehrwertsteuer (Pixer):

Laut Seite sind die Lieferung in 24 Stunden und die Anfahrt innerhalb von Nordrhein-Westfalen enthalten; für weitere Messetage nennt der Anbieter Staffelpreise auf Anfrage. Die Antwort auf die Frage „Was kostet ein Messevideo?“ weiter unten auf der Seite nennt nur die drei Pakete mit einer Person. Ein zweiter Anbieter wirbt mit einem Festpreis, nennt aber keinen Betrag (nextlevelmedia). Für ein breiteres Bild: In unserem Preisspiegel zur Videoproduktion lag das günstigste veröffentlichte Angebot für einen Messefilm bei fünf Anbietern im Median bei 1.513 € (teils netto, teils ohne Steuerangabe, ein Bruttopreis auf netto umgerechnet); bei so wenigen Anbietern verschiebt schon ein Angebot den Wert. Details unter Preise nach Filmart.

Weitere Nebenkosten, etwa die Künstlersozialabgabe, stehen im Abschnitt Nebenkosten.

Zeitplan: rückwärts vom Messetag

Ein Anbieter nennt für ein Messevideo eine „Produktionszeit: 2-4 Wochen“ (nextlevelmedia). Für einen kurzen Imagefilm nennen viele Produktionsfirmen vier bis sechs Wochen (Ablauf und Zeitplan). Dazu kommen Angebote, Freigaben und der Test am echten Bildschirm. Daraus ergibt sich unser Vorschlag:

Woher die einzelnen Angaben stammen:

• Produktionszeit von zwei bis vier Wochen für ein Messevideo: nextlevelmedia; Dauer eines Imagefilms, bei den meisten von acht Produktionsfirmen vier bis sechs Wochen oder knapp darüber: Ablauf und Zeitplan.
• Schriftliche Erlaubnis der Messe für Aufnahmen von Ständen: Hausordnungen der Messe Frankfurt und der Messe Essen. Eine Frist nennen beide nicht; frag deshalb früh an (unsere Einschätzung).
• Erste Fassung am Messetag und Lieferung binnen 24 Stunden nach Veranstaltungsende: Pixer.
• Zeitpunkte für Angebote, Teaser, Formalitäten, Abnahme und Test sind unsere Einschätzung. Für eine Einladung per E-Mail sollte der Teaser fertig sein, bevor die Einladungen hinausgehen.

Fragen an die Produktion und Anbieter finden

Allgemeine Fragen zu Referenzen, Korrekturen und Abnahme stehen unter Fragen vor dem Auftrag. Achte bei Referenzen auf Filme von Messen, nicht nur auf Imagefilme.

Auf Kontaktpfad, unserem eigenen Angebot, stellst du dein Messevideo kostenlos ein: Messe, Termin, Art des Videos, Bildschirm und Budget. Videoproduktionen, die das übernehmen wollen, können sich bei dir melden. Los geht es unter Projekt beschreiben. Profile einzelner Dienstleister findest du im Verzeichnis. Übernimm die Fragen oben und die Liste zum Standvideo gleich in deine Beschreibung.

So haben wir ausgewertet

Grundlage ist die Google-Trefferliste für „messevideo“, Seite 1 und 2 laut Semrush (Datenbank Deutschland), 27.10.2026. Die 20 Treffer verteilen sich auf 19 Adressen, weil die Seite von Pixer zweimal erscheint. Ausgeschlossen haben wir drei Videos, eine Facebook-Seite, eine Herstellerseite, einen Blog, ein Fachportal und den Blogartikel eines Anbieters (Moclip). Die übrigen elf verschiedenen Seiten von Videoanbietern, zwei davon aus Österreich, haben wir am 27.10.2026 vollständig gelesen und nach 17 Merkmalen ausgewertet, deren Regeln wir vor dem Lesen festgelegt haben. Gezählt hat nur der Seitentext, nicht Menü, Fußzeile, Kundenstimmen oder Hinweise auf andere Seiten des Anbieters. So verlinkt Pixer auf seiner Seite einen eigenen Ratgeber zu Musiklizenzen und GEMA; solche Verweise haben wir nach unseren Regeln nicht gezählt.

Drei Seiten sind keine klassischen Angebotsseiten: WebTrailer zeigt eine Übersicht aller Leistungen, EO Film ein Referenzprojekt und EVA – Die Erklärvideo Agentur einen Blogbeitrag mit Hilfsangebot. Anders als den Blogartikel von Moclip haben wir ihn in die Auswertung aufgenommen, weil er schon vor dem Zählen in der festgelegten Liste der Anbieterseiten stand. Ohne ihn ändern sich nur die Zahlen zu den drei Arten (dann 5, 5 und 1 von 10), nicht die Aussagen zu Preisen, Regeln und Recht.

Grenzfälle haben wir nach dem Wortlaut der Regeln entschieden: Als Standvideo zählen das Referenzprojekt von EO Film („Ein perfekter Film für die Messe.“) und die Seite von Schicker Film, die „die Aufmerksamkeit von Messebesuchern auf Ihren Stand“ ziehen will, nicht aber Nils Samp, der nur von der „Aufmerksamkeit der Besucher“ schreibt. Je nach Auslegung lägen es fünf bis sieben von elf. Ein Hinweis auf „Loop-Video direkt am Stand“ in einem Kasten, der auf einen Blogbeitrag verweist, zählt nicht (Dein Filmprofi). Weitere Anbieterseite der Auswertung: Artus Film.

Die Hausordnungen und das Factsheet der Messe Frankfurt, die Gesetze, die Hinweise der Datenschutzaufsicht und die Seiten der GEMA haben wir am 27.10.2026 in den verlinkten Dokumenten nachgelesen. Die beiden Hausordnungen und das Factsheet liegen auf Websites einzelner Fachmessen. Die GEMA-Seite zu Messen ist überwiegend englisch; was wir daraus wiedergeben, haben wir übersetzt. Preise nennen wir so, wie die Anbieter sie angeben; was am Ende auf der Rechnung steht, wissen wir nicht.