KI-Chatbot für Unternehmen: was er auf deiner Website kostet, was das Recht verlangt und wann du ihn einrichten lässt

Wann sich ein Chatbot auf deiner Website lohnt

Ein Chatbot lohnt sich vor allem, wenn viele ähnliche Anfragen kommen: Öffnungszeiten, Lieferzeiten, Preise für Standardleistungen, der Ablauf eines Auftrags. Ein Forscher des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz rät laut dem Wirtschaftsmagazin impulse, zuerst die 20 häufigsten Kundenanfragen aufzuschreiben (impulse). Mit dieser Liste kannst du abschätzen, ob sich genug wiederholt, und den Bot später daran testen.

Als Ersatz für Menschen wollen Kunden den Bot allerdings nicht. In einer Bitkom-Umfrage unter Online-Käufern in Deutschland von Anfang 2025 wünschten sich 62 % bei Problemen mit einer Bestellung am liebsten eine schnell erreichbare Ansprechperson, Hilfe von einem Chatbot nannten 36 %. Von denen, die den jeweiligen Weg schon genutzt hatten, waren mit der Hilfe durch Menschen 86 % zufrieden, mit der durch Chatbots die Hälfte (Bitkom). In einer internationalen Gartner-Umfrage von Ende 2023 unter 5.728 Kunden wäre es 64 % lieber, Unternehmen würden im Kundenservice gar keine KI einsetzen; die größte Sorge war, dann schwerer einen Menschen zu erreichen (Gartner). Zeig deshalb im Chatfenster von Anfang an, wie man eine echte Person erreicht.

Eher nicht lohnt sich ein Bot, wenn nur wenige Anfragen im Monat eingehen, fast jede Anfrage eine persönliche Beratung braucht oder niemand Zeit hat, die Antworten aktuell zu halten (unsere Einschätzung). Dann bringt ein gut aufgebautes Kontaktformular mit klaren Fragen meist mehr.

Selbst abonnieren oder einrichten lassen

Viele Chatbot-Dienste kannst du selbst einrichten: Du gibst Website-Inhalte, häufige Fragen und PDFs als Wissensbasis vor, der Dienst antwortet auf dieser Grundlage, und ein kurzer Code-Schnipsel bindet das Chatfenster ein. Den größten Aufwand macht laut einem Agenturchef in impulse das Zusammenstellen der Wissensbasis (impulse), dazu kommen Tests und laufende Pflege. Ob du das selbst machst oder abgibst, hängt davon ab, was der Bot können soll:

Frag auch den Dienstleister, der deine Website betreut; das rät in impulse auch der Agenturchef. Wer deine Seite kennt, kann einen Bot oft gleich mit einbinden (unsere Einschätzung).

Was ein KI-Chatbot kostet

Chatbot-Dienste rechnen sehr unterschiedlich ab. Diese Preismodelle haben wir bei unserer Auswertung gefunden:

• Monatspreis mit Kontingent: eine feste Zahl an Nachrichten, Gesprächen oder „Credits“ pro Monat. Achte darauf, was gezählt wird: Ein Gespräch besteht meist aus mehreren Nachrichten, und was ein Credit genau ist, erklärten nicht alle Anbieter, die wir geprüft haben.
• Preis pro Nutzerplatz: Du zahlst für Personen im Team, die im Chat mitarbeiten; bei Lime Connect zum Beispiel kostet der KI-Agent extra.
• Preis pro Ergebnis: Du zahlst je abgeschlossener Anfrage, bei Intercom je „Outcome“. Lass dir genau definieren, was als abgeschlossen zählt.
• Paket ohne Gesprächsgrenze: bei moinAI zum Beispiel mit drei bis zwölf Monaten Mindestlaufzeit.
• Einrichtung plus Monatsbetrag: So nennen die meisten Agenturen weiter unten ihre Preise.

Vorsicht mit Preisen aus Vergleichslisten: In mehreren Ratgebern von Wettbewerbern und Medien steht moinAI mit 475 € im Monat. Auf der eigenen Preisseite beginnt der günstigste Tarif am 23.10.2026 bei 750 € bei jährlicher Zahlung (moinAI). Prüf Preise deshalb immer beim Anbieter selbst und frag nach netto oder brutto, Laufzeit und Grenzen.

Einrichtung durch eine Agentur

Eigene Paketpreise für die Einrichtung eines Website-Chatbots haben wir nur bei wenigen Anbietern gefunden. Bei meine-bots.de kostet ein Chatbot mit Wissensbasis, Übergabe an Kalender und E-Mail und einer Testphase mit echten Fällen ab 1.997 € einmalig plus 297 bis 397 € im Monat; eine Stufe mit Anbindung an ein weiteres System wie Warenwirtschaft, Kalender oder Rechnungswesen und einem automatisierten Ablauf kostet 2.500 bis 4.500 € einmalig plus 590 bis 790 € im Monat. Die Preise sind netto mit drei Monaten Mindestlaufzeit; die Rechnung stellt laut Seite ein Unternehmen im Ausland, die Umsatzsteuer führst du im Reverse-Charge-Verfahren selbst ab (meine-bots.de). Die Schweizer Cudos AG nennt für individuell entwickelte Bots, für interne Zwecke wie für den Kundenservice, einen Einstieg ab 15.000 Franken, ohne Angabe zur Mehrwertsteuer (Cudos).

Andere Agenturen und Freiberufler nennen in ihren Ratgebern Marktspannen statt eigener Pakete: Sven Jagata für einen Website-Chatbot mit eigenen Daten 2.000 bis 8.000 € einmalig und 30 bis 200 € im Monat (Sven Jagata). MichelyWeb unterscheidet drei Stufen: 500 bis 2.000 € für einen fertigen Dienst, 3.000 bis 8.000 € für eine individuell eingerichtete und 8.000 bis 20.000 € für eine vollständig maßgeschneiderte Lösung, laufend 50 bis 300 € im Monat (MichelyWeb). Die Sequator GmbH nennt für einen Chatbot mit eigener Wissensbasis 8.000 bis 30.000 € einmalig und 200 bis 800 € im Monat (Sequator). Ob diese Spannen netto oder brutto gemeint sind, steht jeweils nicht dabei. Eine unabhängige Erhebung zu solchen Preisen haben wir nicht gefunden.

Wie du eine Einrichtung zum Festpreis oder nach Aufwand vergibst und worauf du dabei achtest, steht in Website zum Festpreis oder nach Aufwand. Für die laufende Pflege gelten ähnliche Vertragspunkte wie bei der Website-Wartung.

Was die KI-Verordnung verlangt

Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 Abs. 1 der europäischen KI-Verordnung (Art. 113 KI-VO). KI-Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, müssen danach so gestaltet sein, dass die Nutzer erfahren, dass sie es mit einer KI zu tun haben, es sei denn, das ist offensichtlich. Die Information muss spätestens bei der ersten Interaktion kommen, klar und eindeutig sein und den geltenden Anforderungen an Barrierefreiheit entsprechen (Art. 50 KI-VO). Ein Satz in den Nutzungsbedingungen genügt laut Bundesnetzagentur nicht (Bundesnetzagentur). Die EU-Kommission hat dazu im Juli 2026 unverbindliche Leitlinien veröffentlicht (EU-Kommission).

Mit dem „Digital Omnibus“ hat die EU im Juli 2026 Teile der KI-Verordnung geändert. Diese Hinweispflicht hat sie dabei nicht verschoben. Innerhalb von Art. 50 gibt es eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026 nur für die maschinenlesbare Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte bei Systemen, die schon vor August 2026 auf dem Markt waren (Verordnung (EU) 2026/1744).

Wen die Pflicht trifft

Die Pflicht aus Absatz 1 richtet sich an den Anbieter des KI-Systems (Bundesnetzagentur, Weiß & Partner). Wer einen fertigen Chatbot-Dienst auf seiner Website einbindet, ist nach Einschätzung von Kanzleien meist „Betreiber“; die Rolle ist aber im Einzelfall zu klären, besonders wenn der Bot unter deinem Namen oder deiner Marke auftritt (Kanzlei Plutte, Weiß & Partner). Als Anbieter gilt nämlich auch, wer ein KI-System entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3 KI-VO, Bundesnetzagentur). Das kann dich treffen, wenn du dir einen eigenen Bot bauen lässt, etwa von einer Agentur über die Programmierschnittstelle eines Sprachmodells. Ob du in diesem Fall Anbieter bist, dazu haben wir keine Aussage von Behörden oder Gerichten gefunden (Stand Oktober 2026).

Für dich heißt das (unsere Einschätzung): Lass dir schriftlich zusichern, dass der Bot den Hinweis von sich aus zeigt, und schalte ihn nicht ab. Lässt du einen eigenen Bot bauen, halte im Vertrag fest, wer welche Pflichten aus der KI-Verordnung übernimmt. Im Chatfenster reicht ein kurzer, gut sichtbarer Satz, zum Beispiel: „Hier antwortet ein KI-Assistent. Für eine persönliche Antwort erreichst du uns unter …“

Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist; für kleine und mittlere Unternehmen sowie kleine Midcap-Unternehmen gilt der niedrigere Betrag (Art. 99 KI-VO). Zuständig ist in Deutschland in der Regel die Bundesnetzagentur; für einige Bereiche wie Banken und Versicherungen gelten Sonderzuständigkeiten (§ 2 KI-MIG).

Seit Februar 2025 gilt außerdem eine Pflicht zur KI-Kompetenz. Seit ihrer Änderung im Juli 2026 verlangt sie von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Beauftragter zu fördern, aber kein bestimmtes Kompetenzniveau mehr (Art. 4 KI-VO). Wer den Bot bei dir betreut, sollte also wissen, wie er funktioniert und wo seine Grenzen liegen.

Datenschutz: was du vor dem Start klären musst

Ein Chatbot verarbeitet personenbezogene Daten: oft schon die Fragen selbst, häufig Namen und E-Mail-Adressen, technisch auch die IP-Adresse. Verantwortlich dafür bleibst du. Diese Punkte fehlten in den ausgewerteten Suchtreffern fast immer:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Nutzt der Chatbot-Dienst die Daten nur in deinem Auftrag und nicht für eigene Zwecke, ist er Auftragsverarbeiter. Der Vertrag regelt unter anderem, dass er nur nach deinen Weisungen handelt, welche Unterauftragnehmer er einsetzt und dass er die Daten nach Vertragsende nach deiner Wahl löscht oder zurückgibt (Art. 28 DSGVO). Frag ausdrücklich, welches Sprachmodell dahintersteckt und ob dessen Anbieter in der Liste der Unterauftragnehmer steht.
• Kein Training mit deinen Daten: Die Datenschutzkonferenz rät zu prüfen, ob Ein- und Ausgaben für das Training verwendet werden (DSK). OpenAI, Anthropic und Google schließen das für die Daten zahlender Geschäftskunden ihrer Schnittstellen laut eigener Dokumentation standardmäßig aus, mit Ausnahmen etwa bei ausdrücklicher Zustimmung (OpenAI, Anthropic, Google Cloud). Was der Chatbot-Dienst selbst mit den Daten macht, steht in seinem Vertrag; lass dir den Ausschluss schriftlich geben.
• Server außerhalb der EU: Hosting in der EU schreibt die DSGVO nicht vor. Übermittlungen in andere Länder sind unter den Bedingungen ihres Kapitels V zulässig (Art. 44 DSGVO), etwa an US-Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Europäischer Datenschutzausschuss). Ob ein Unternehmen zertifiziert ist, zeigt die offizielle Liste. Das Gericht der EU hat den zugrunde liegenden Beschluss im September 2025 bestätigt (Otto Schmidt); ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof ist eingelegt (Amtsblatt der EU), ein Urteil dazu haben wir bis Oktober 2026 nicht gefunden. Das Etikett „DSGVO-konform“ auf einer Anbieterseite ersetzt diese Prüfung nicht (unsere Einschätzung).
• Chatfenster erst nach Klick laden: Die Datenschutzkonferenz zählt Chatboxen zu den Zusatzdiensten, die Nutzer erst dann wünschen, wenn sie zum Beispiel einen Chatbot anklicken (DSK, Rz. 74 und 76). Speichert das Chatfenster schon beim Seitenaufruf Informationen auf dem Gerät oder liest es dort etwas aus, ist dafür grundsätzlich eine Einwilligung nötig (§ 25 TDDDG). Am einfachsten ist es, das Chatfenster erst zu laden, wenn jemand auf die Schaltfläche klickt (unsere Einschätzung).
• Informieren: Die Datenschutzinformationen müssen zum Zeitpunkt der Erhebung vorliegen, unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, eine mögliche Übermittlung in Drittländer und die Speicherdauer (Art. 13 DSGVO). Praktisch heißt das: ein kurzer Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung im Chatfenster, vor der ersten Eingabe (unsere Einschätzung). Jeder Verarbeitungsschritt braucht eine Rechtsgrundlage (DSK); welche passt, etwa eine Einwilligung, die Anbahnung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse, hängt vom Einsatz ab.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Die Liste der Datenschutzkonferenz nennt den Einsatz von KI zur Steuerung der Interaktion mit Betroffenen als Fall, in dem eine Folgenabschätzung vorgeschrieben ist; als Beispiel ein System, das per Gespräch mit Kunden interagiert und für deren Beratung personenbezogene Daten verarbeitet (DSK-Liste, Nr. 11). Ob ein schlichter Bot, der nur allgemeine Fragen beantwortet, darunter fällt, dazu haben wir keine Aussage der Aufsichtsbehörden gefunden; lass das im Einzelfall prüfen.
• Speicherdauer: Leg fest, wie lange Gesprächsverläufe gespeichert bleiben, und lass sie danach automatisch löschen.
• Betriebsrat: Hast du einen Betriebs- oder Personalrat, ist auch an seine Beteiligung zu denken (DSK); das betrifft nach unserer Einschätzung vor allem Bots, die mit einem Live-Chat deines Teams verbunden sind.

Praxen, Kanzleien und andere Berufe mit Schweigepflicht

Ärzte, Zahnärzte, Anwälte, Steuerberater und andere Berufsgeheimnisträger machen sich strafbar, wenn sie ein anvertrautes oder sonst bekannt gewordenes Geheimnis unbefugt offenbaren. Externe Dienstleister dürfen sie nur einbeziehen, soweit das erforderlich ist, und sie müssen dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet werden (§ 203 StGB). Gesundheitsdaten dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen verarbeitet werden (Art. 9 DSGVO). Die Kassenärztliche Bundesvereinigung weist darauf hin, dass Praxen ihre Patienten über den Einsatz von KI informieren sollten und teils deren Einwilligung nötig ist (KBV). Ein Bot auf der Praxis-Website sollte deshalb keine Beschwerden oder Befunde abfragen, solange das nicht rechtlich geprüft ist (unsere Einschätzung).

Wer haftet, wenn der Bot Falsches sagt

Das Oberlandesgericht Hamm hat am 12. Mai 2026 entschieden, dass ein Unternehmen wettbewerbsrechtlich für falsche Aussagen seines Website-Chatbots einstehen muss. Der Bot eines Anbieters ästhetischer Behandlungen hatte die beiden Geschäftsführer unter anderem als „Fachärzte für ästhetische Medizin“ bezeichnet, ein Titel, den es nicht gibt. Das Gericht wertete das als irreführende geschäftliche Handlung des Unternehmens selbst und verurteilte es zur Unterlassung: Der Chatbot sei kein „Dritter“, und es entlaste nicht, dass er nur mit korrekten Daten programmiert worden sein soll (Pressemitteilung des OLG Hamm, Az. 4 UKl 3/25). Nach Darstellung der Verbraucherzentrale NRW, die geklagt hatte, war die Frage nach der Qualifikation absehbar, und jede Antwort des Bots endete mit dem Angebot, einen Termin zu buchen. Das Gericht hat die Revision zum Bundesgerichtshof zugelassen; die Verbraucherzentrale meldet das Urteil als rechtskräftig (Verbraucherzentrale NRW, Stand Juni 2026), ein Verfahren beim Bundesgerichtshof haben wir nicht gefunden. Ob und wie Unternehmen ihren Kunden für Bot-Aussagen etwa auf Schadensersatz haften, war nicht Gegenstand des Verfahrens.

In Kanada hatte Air Canada 2024 vor einem Schlichtungstribunal für Zivilstreitigkeiten argumentiert, ihr Chatbot sei für seine Aussagen selbst verantwortlich. Das Tribunal hielt dagegen, Air Canada sei für alle Informationen auf ihrer Website verantwortlich, und sprach dem Kunden insgesamt 812,02 kanadische Dollar zu (Civil Resolution Tribunal British Columbia). Für Deutschland ist das keine Rechtsgrundlage, aber ein weiteres Beispiel dafür, dass der Bot dem Unternehmen zugerechnet wird.

Ein Hinweis wie „Die KI kann Fehler machen“ ändert daran nach Einschätzung der Kanzlei Weiß & Partner in der Regel nichts: Transparenz über den KI-Einsatz ersetze keine inhaltliche Richtigkeit (Weiß & Partner). Auch eine Wissensbasis aus eigenen Dokumenten verringert unrichtige Ausgaben, schließt sie laut Datenschutzkonferenz aber nicht vollständig aus (DSK).

Barrierefreiheit des Chatfensters

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz betrifft nur Dienstleistungen für Verbraucher (§ 1 BFSG); wer ausschließlich an Unternehmen verkauft, ist nicht erfasst. Ob es für deinen Bot gilt, hängt außerdem davon ab, wofür er da ist. Nach Einschätzung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks fallen Chatbots, die der allgemeinen Kontaktaufnahme dienen, in der Regel nicht darunter, wenn über die Website sonst keine Verträge mit Verbrauchern geschlossen werden. Anders sei es, wenn sie vor allem zu konkreten Vertragsverhandlungen oder direkt zum Vertragsschluss führen sollen, und bei Online-Terminbuchungen spreche einiges dafür (ZDH). Ausgenommen sind bei Dienstleistungen Kleinstunternehmen, also Firmen mit weniger als zehn Beschäftigten, deren Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme 2 Mio. € nicht übersteigt (§ 2 und § 3 BFSG). Was das Gesetz sonst für deine Website bedeutet, steht in Barrierefreie Website erstellen lassen.

Auch ohne gesetzliche Pflicht sollte das Chatfenster mit der Tastatur bedienbar sein, sich von Screenreadern vorlesen lassen und Telefon oder Kontaktformular nicht verdrängen (unsere Einschätzung). Der KI-Hinweis muss zudem den geltenden Anforderungen an Barrierefreiheit entsprechen (Art. 50 Abs. 5 KI-VO); sicherstellen muss das vor allem der Anbieter des Dienstes.

Checkliste für Angebot und Vertrag

Der Digitalverband Bitkom rät, schon vor dem Vergleich festzulegen, was ein Angebot unbedingt erfüllen muss und was ein Ausschlussgrund ist, etwa bei Haftung, Datenschutz und Datennutzung. Außerdem seien Verfügbarkeit und Support zu klären und die Folgekosten eines späteren Anbieterwechsels mitzudenken (Bitkom-Leitfaden). Für einen Website-Chatbot gehören diese Punkte ins Angebot oder in den Vertrag:

Testplan vor dem Start

Bevor der Bot online geht, teste ihn mit echten Fragen und nicht nur mit den Beispielen aus der Vorführung (unsere Einschätzung). So gehst du vor:

1. Sammle 20 bis 30 echte Fragen aus E-Mails, Formularen und Telefonaten und notiere jeweils die richtige Antwort.
2. Ergänze heikle Fragen nach Preisen und Rabatten, Fristen, Garantien, der Qualifikation deines Teams sowie nach Rechts- oder Gesundheitsthemen. Eine solche Frage hielt das Gericht im Fall aus Hamm laut Verbraucherzentrale für absehbar.
3. Stell Fragen, die nichts mit deinem Angebot zu tun haben, und versuch, dem Bot eine Zusage abzuringen. Er soll freundlich ablehnen und auf einen Menschen verweisen.
4. Prüf die Rahmenbedingungen: KI-Hinweis sichtbar, Datenschutzhinweis vor der ersten Eingabe, Chatfenster lädt erst nach dem Klick, Übergabe an einen Menschen funktioniert, Bedienung mit der Tastatur klappt.
5. Halte vor dem Start fest, wie viele Anfragen pro Woche per E-Mail und Telefon kommen. Nur mit diesem Ausgangswert erkennst du später, ob der Bot dein Team wirklich entlastet.
6. Lies im Betrieb regelmäßig Stichproben der Gespräche, zum Beispiel jede Woche 20, und zähle falsche oder ausweichende Antworten.

Einen Dienstleister für die Einrichtung finden

Hol für die Einrichtung mindestens zwei, besser drei Angebote ein und gib allen dieselbe Beschreibung: welche Fragen der Bot beantworten soll, mit welchen Systemen er verbunden wird, wie viele Anfragen du erwartest und mit welchem Budget du rechnest. Lass dir einen Bot zeigen, den der Anbieter für ein anderes Unternehmen eingerichtet hat, und stell ihm ein paar Fragen aus deinem Testkatalog.

Bei Kontaktpfad, unserem eigenen Angebot, legst du so eine Beschreibung kostenlos an. Dienstleister, die zum Beispiel Daten & KI, Automatisierung oder Webentwicklung als Fachgebiet angeben und zu deinem Vorhaben passen, können sich danach bei dir melden. Das Formular findest du unter Projekt beschreiben; passende Anbieter kannst du außerdem im Verzeichnis selbst heraussuchen.